Comment mesurer la performance achats de demain

http://www.decision-achats.fr/Decision-Achats/Article/Comment-mesurer-la-performance-achats-de-demain-34157-1.htm

La performance d'un service achats ne peut se limiter à l'importance des économies réalisées. Il faut donc trouver les critères qui permettront de l'évaluer dans toutes ses dimensions.

La performance achats peut-elle être réduite à la mesure des économies? En période de crise, c'est un risque auquel nombre d'entreprises s'exposent, restreignant ainsi les acheteurs à de simples réducteurs de coûts. Certes, les économies constituent l'axe de performance le plus lisible dans le compte de résultat. Pourtant, elles ne sont que partiellement représentatives de la performance achats et de la vocation de la fonction. Alors comment mettre en adéquation les indicateurs de mesure avec les exigences attendues d'une fonction, aujourd'hui considérée comme stratégique pour l'entreprise? 

Faire de la performance achats un moteur de progrès

Communément utilisée comme outil de reporting opérationnel, la performance achats détermine le niveau d'activité, les gains financiers et des actions de progrès souvent résumées à la réduction du panel fournisseurs et à la qualité du service ou des produits achetés. Or, l'enjeu pour les directions achats est de transformer la mesure de la performance achats en un moteur de progrès et d'amélioration continue pour la fonction. Ou comment passer d'un outil de pilotage opérationnel à un véritable instrument de pilotage de la performance, qui soit un support de communication en interne et vers les fournisseurs, un outil de management et de motivation et, enfin, un moyen de valoriser la contribution de la fonction achats à la création de valeur.
Cette transformation requiert que les objectifs fixés en termes de performance achats soient inscrits visiblement dans les objectifs de l'entreprise. D'une part, pour que les efforts de la fonction achats soient cohérents avec les exigences de compétitivité de l'entreprise. D'autre part, pour rendre mesurable cette contribution. Il s'agit en effet de traduire en termes lisibles pour les directions générales et financières les actions achats visant à la création de valeur.
La contribution à la performance économique reste certes le moyen le plus tangible de traduire les efforts de la fonction. Encore faut-il ne pas réduire cet impact à la mesure stricto sensu des économies issues des effets «prix-volumes». Les économies doivent être le reflet de la volonté de l'entreprise «d'acheter mieux, d'acheter moins et d'acheter moins cher». A ce titre, la mesure des économies doit intégrer la baisse des prix, la réduction des consommations, la baisse des coûts complets d'acquisition, etc., en partant d'une méthode de calcul adaptée (achats récurrents / non récurrents) et d'un réfèrentiel prédéfini.

Pas de modèle préétabli

Mais c'est bien souvent dans l'intangible que réside l'essence de la compétitivité. Il s'agit donc de traduire en chiffres la contribution de la fonction achats à la veille technologique, à l'innovation dans les cycles de vie des produits, au Redesign to Cost [reconception des produits à moindre coût, NDLR], au développement durable des produits et services de l'entreprise, à la limitation des risques (fournisseurs, produits), à la maîtrise du besoin en fonds de roulement, etc.
Pour autant, est-ce simple à mettre en oeuvre? Hélas, non. Et il n'existe pas de modèle préétabli. Il reste à inventer la «Balanced Scorecard» - la grille des indicateurs - qui évaluera, de manière indiscutable, la contribution de la fonction achats à la création d'avantages concurrentiels pour l'entreprise.
Leila Cardot-Fahas, associée Business Team achats et performance, Logica Management Consulting

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Analyses des Dépenses

L’Analyse des dépenses (et la visibilité qu’elle permet) offre les bases nécessaires aux Services Approvisionnements pour améliorer et mieux renseigner leurs décisions en matière d’identification. En règle générale, les bénéfices sont réalisés à partir de l’identification des opportunités pour globaliser les dépenses et négocier des contrats plus importants. L’identification et la réduction de dépenses inutiles ou anarchiques, et l’amélioration des opérations d’approvisionnements et les performances des fournisseurs. En dépit de ces bénéfices évidents, un tiers des sociétés n’ont pas mis en place de programme officiel pour gérer l’analyse des dépenses de leurs sociétés. Alors que beaucoup travaille encore pour gérer les données de dépenses et obtenir un minimum de visibilité et de compréhension de leurs dépenses basiques, il leur manque le programme directeur identifiant les diverses activités concernées à revoir ainsi que la gestion des données. Il n’est donc pas surprenant que les moyens d’analyses les plus utilisés soient manuels – 60% des entreprises utilisent des outils manuels pour trier et analyser les données de dépenses, limitant la visibilité et au final perdant de l’argent.

Gestion des dépenses dans les entreprises.

Dans un contexte concurrentiel exacerbé par la crise économique, l'optimisation de la rentabilité des entreprises nécessite la mise en place de programmes d'amélioration de la performance globaux et transverses à l'organisation. Au sein de ces programmes, le chantier de transformation de la fonction achat constitue l'un des vecteurs clé pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise en termes de compétitivité et de rentabilité.
Au travers de ce chantier, les directions achat se dotent des méthodes et outils pour apporter des réponses opérationnelles aux questions suivantes (et à bien d’autres encore) :
• A qui et comment donner de la visibilité sur les achats effectués dans l'entreprise ?
• Comment maximiser la contractualisation avec les fournisseurs ?
• Comment identifier les opportunités et perspectives de gains ou de réduction des achats ?
• Comment garantir l'engagement des fournisseurs et piloter leur performance ?
• Comment justifier les arbitrages effectués par les directions achat au regard de la stratégie de l'entreprise ?

Un projet de management des dépenses s'inscrit dans la transformation de la fonction achats, dans le cadre d'un programme d'amélioration de la performance plus large au sein de l'entreprise.

Ce projet adresse lui-même des enjeux concrets et extrêmement opérationnels :
• Permettre des optimisations transverses inaccessibles localement
• Maîtriser les budgets d’achat afin d’agir sur les consommations et les effets prix
• Réduire les dépenses pour les achats directs/indirects


Il peut être mis en place tant pour répondre à un contexte concurrentiel accru, tel que :

• Identifier des leviers d’économies intra et inter business.
• Benchmarker les pratiques en termes d’achats en interne et en externe.

Que pour répondre à un contexte de crise (approche défensive), par exemple :

• Renégocier, mettre en place des enchères pertinentes
• Piloter les budgets achats
• Maîtriser les dépenses et réduire les coûts
• Identifier des sponsors métier
• Analyser les dépenses et pallier ainsi un manque de transparence)

Au delà de ces deux approches, le besoin de consolidation au niveau groupe constitue un motif d'action à part entière, où un projet de management des dépannes permet de :

• Rendre compte efficacement
• Donner une vision globale de l'entreprise
• Réduire les risques de fraude

la réduction des coûts

A l’heure où la réduction des coûts mobilise de nombreuses entreprises, les solutions d’analyse des dépenses constituent un excellent levier d’optimisation pour les acheteurs. Iavenir, spécialiste des outils d’analyse des dépenses a conçu ses outils pour que les entreprises gèrent l’ensemble de leurs achats de manière plus efficace. En amont du processus d’achat, l’entreprise souhaitant établir une stratégie de réduction des coûts peut s’appuyer sur ‘ iAnalysis’ outil pour décrypter toutes ses pratiques et les optimiser.

Sur la partie ‘sourcing’, les solutions d’analyse des dépenses permettent d’optimiser les coûts opérationnels en rationalisant les relations avec les fournisseurs.

Cet outil peut également être utile pour le suivi des achats sur contrat. Il permet en effet de vérifier si l’entreprise achète bien selon les engagements pris avec les fournisseurs.
http://www.iavenir.com