Analyses des Dépenses

L’Analyse des dépenses (et la visibilité qu’elle permet) offre les bases nécessaires aux Services Approvisionnements pour améliorer et mieux renseigner leurs décisions en matière d’identification. En règle générale, les bénéfices sont réalisés à partir de l’identification des opportunités pour globaliser les dépenses et négocier des contrats plus importants. L’identification et la réduction de dépenses inutiles ou anarchiques, et l’amélioration des opérations d’approvisionnements et les performances des fournisseurs. En dépit de ces bénéfices évidents, un tiers des sociétés n’ont pas mis en place de programme officiel pour gérer l’analyse des dépenses de leurs sociétés. Alors que beaucoup travaille encore pour gérer les données de dépenses et obtenir un minimum de visibilité et de compréhension de leurs dépenses basiques, il leur manque le programme directeur identifiant les diverses activités concernées à revoir ainsi que la gestion des données. Il n’est donc pas surprenant que les moyens d’analyses les plus utilisés soient manuels – 60% des entreprises utilisent des outils manuels pour trier et analyser les données de dépenses, limitant la visibilité et au final perdant de l’argent.

Gestion des dépenses dans les entreprises.

Dans un contexte concurrentiel exacerbé par la crise économique, l'optimisation de la rentabilité des entreprises nécessite la mise en place de programmes d'amélioration de la performance globaux et transverses à l'organisation. Au sein de ces programmes, le chantier de transformation de la fonction achat constitue l'un des vecteurs clé pour atteindre les objectifs stratégiques de l'entreprise en termes de compétitivité et de rentabilité.
Au travers de ce chantier, les directions achat se dotent des méthodes et outils pour apporter des réponses opérationnelles aux questions suivantes (et à bien d’autres encore) :
• A qui et comment donner de la visibilité sur les achats effectués dans l'entreprise ?
• Comment maximiser la contractualisation avec les fournisseurs ?
• Comment identifier les opportunités et perspectives de gains ou de réduction des achats ?
• Comment garantir l'engagement des fournisseurs et piloter leur performance ?
• Comment justifier les arbitrages effectués par les directions achat au regard de la stratégie de l'entreprise ?

Un projet de management des dépenses s'inscrit dans la transformation de la fonction achats, dans le cadre d'un programme d'amélioration de la performance plus large au sein de l'entreprise.

Ce projet adresse lui-même des enjeux concrets et extrêmement opérationnels :
• Permettre des optimisations transverses inaccessibles localement
• Maîtriser les budgets d’achat afin d’agir sur les consommations et les effets prix
• Réduire les dépenses pour les achats directs/indirects


Il peut être mis en place tant pour répondre à un contexte concurrentiel accru, tel que :

• Identifier des leviers d’économies intra et inter business.
• Benchmarker les pratiques en termes d’achats en interne et en externe.

Que pour répondre à un contexte de crise (approche défensive), par exemple :

• Renégocier, mettre en place des enchères pertinentes
• Piloter les budgets achats
• Maîtriser les dépenses et réduire les coûts
• Identifier des sponsors métier
• Analyser les dépenses et pallier ainsi un manque de transparence)

Au delà de ces deux approches, le besoin de consolidation au niveau groupe constitue un motif d'action à part entière, où un projet de management des dépannes permet de :

• Rendre compte efficacement
• Donner une vision globale de l'entreprise
• Réduire les risques de fraude